Help! Een vergadering! 9 tips om het efficiënt én leuk te houden

Auteur
Pieter van der Meché
Editie
2018; 05
Categorie
Overig
Download pdf
Print artikel
Zorg anno nu betekent veel vergaderen met collega's, gynaecologen, kraam en ga zo maar door. We vergaderen wat af tegenwoordig. Maar hoe komt u nu in een vergadering tot een besluit waarin u zich ook nog kunt vinden? Deze 9 tips helpen u op weg.

1. Zorg voor goede voorbereiding

Stuur ruim vooraf een agenda rond. Dat geeft deelnemers de gelegenheid zich voor te bereiden en spaart tijd tijdens de vergadering. Op de agenda staan de te behandelen onderwerpen, een tijdsindicatie per onderwerp en een doelstelling (beeld-, menings- of besluitvorming). Zorg voor stukken ter voorbereiding waarmee deelnemers zich vooraf al een beeld en mening kunnen vormen.

2. Maak een agenda

Spreek af welke doelen u (als team) dit jaar met elkaar wilt realiseren. Bekijk deze doelen voor de vergadering en vraag u af of er (aanvullende) afspraken gemaakt moeten worden. U kunt ook de voortgang agenderen. Uit de bespreking daarvan kunnen onderwerpen komen ter besluitvorming.
Nog steeds het gevoel dat belangrijke punten blijven liggen? Geef iedereen de gelegenheid vooraf agendapunten aan te dragen. Doe dit ook tijdens de vergadering in een openingsronde. Houd een rondje aan het begin van de vergadering waarin elke deelnemer individueel wordt gevraagd om agendapunten. Dit vervangt de rondvraag aan het eind van de vergadering.

Gebruik de openingsronde ook om even kort aan te geven hoe u erbij zit (doel en gevoel). Als deelnemers aan het begin van de vergadering de gelegenheid krijgen om iets te zeggen, neemt de participatie tijdens de vergadering met sprongen toe.

Laat de deelnemers tijdens de vergadering samen beslissen welke onderwerpen er dit keer behandeld zullen worden. Daarmee stimuleert u dat u medeverantwoordelijk gaat voelen voor een 'goede' agenda.

3. Vergaderen mag best leuk zijn

Zorg dat deelnemers hun 'ei kwijt kunnen'. Dat begint al in de bovengenoemde openingsronde. Verder kunt u het stimuleren door bij de bespreking van agendapunten regelmatig rondes te houden waarin elke deelnemer de gelegenheid krijgt zijn zegje te doen, tijdens beeld-, menings- en besluitvorming.

Zorg dat er heldere afspraken uit komen die elk van de deelnemers ook daadwerkelijk accepteert. Niks is zo leuk te ervaren dat u met elkaar in staat bent goede en gedragen oplossingen te bedenken voor (gezamenlijke) uitdagingen.

4. Gooi een munt op

Hanteer het consentbeginsel. Dit beginsel komt uit de zogenaamd sociocratische methode en is gebaseerd op gelijkwaardigheid in de besluitvorming en een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle deelnemers voor het bepalen en realiseren van de doelstellingen. Een methode die helpt organisaties betere besluiten te nemen die ook nog eens sneller worden uitgevoerd. Dat betekent dat het sociocratische principe van 'geen overwegend beargumenteerd bezwaar', de besluitvorming regeert. Wat betekent dat? Bij elk voorgesteld besluit vraagt u de individuele deelnemer om zijn of haar consent. Is er geen consent dan vragen we diegene met de overwegende bezwaren deze toe te lichten, te beargumenteren. Dit zorgt ervoor dat de deelnemers bezwaren beter begrijpen en de vergadering zo nodig naar aanpassingen in het voorstel kan zoeken. Voor dit aangepaste voorstel vragen we opnieuw elke deelnemer om consent.

Met consent kunt u ook afspreken een besluit te delegeren naar één persoon of naar een werkgroepje. Maar u kunt ook besluiten dat u over dit onderwerp met meerderheid van stemmen beslist of door een munt op te gooien. Alles kan mits met consent afgesproken.

5. Neem de tijd

Welke verschillen willen we met elkaar nog tolereren? Waar geven we nog consent aan, dat wil zeggen waar hebben we geen overwegend bezwaar tegen? Stel deze vragen dan merkt u dat er veel meer mogelijk is dan in eerste instantie gedacht.

Een ander aspect is de verschillen te bezien in het licht van de gemeenschappelijke doelstelling. Staan ze het realiseren daarvan in de weg? Zo ja, dan gaat u daar consentoplossingen voor formuleren. Dat kan ook betekenen de doelstelling, met consent, aanpassen.

Met consent zoeken naar passende oplossingen kost tijd, neem die tijd! Te vaak wordt krampachtig vastgehouden aan kloktijd ten koste van de procestijd. Zie het als een zwangerschap, een kind geboren laten worden kost ongeveer negen maanden. Vaker op de klok kijken of de 'deadline' naar beneden bijstellen help niet.

6. Sta even stil

Maar wat doet u als de achterban over een onderwerp verdeeld is? Ook hier de vraag: welke mate van verschil zijn we bereid te tolereren? In hoeverre mogen er verschillende aanpakken of werkwijzen naast elkaar bestaan? Ook hier kan het helpen om nog eens stil te staan bij de gemeenschappelijke visie, missie en doelstelling.

7. Laat anderen meedenken

En als u het nu ergens niet mee eens bent en de meerderheid is voor? Vraag u af of uw bezwaren tegen het besluit overwegende bezwaren zijn. Staan ze het kunnen en willen uitvoeren van het besluit, in de weg? Is dat geval, leg uit waarom. Vraag de anderen met u mee te denken over oplossingen voor uw overwegende bezwaren.

De democratische wijze van besluiten heeft ons geconditioneerd te kijken naar aantallen (voor en tegen). Dat is slechts één van de argumenten. Constructiever is het te focussen op de inhoudelijke verschillen en daar oplossingen voor te zoeken.

8 Vraag feedback

En dan staat er een complex protocol op de agenda. Een beproefde werkwijze is een eerste voorstel uit te laten werken door een multidisciplinaire werkgroep. Tijdens het uitwerken van het voorstel vraagt deze werkgroep ten minste een keer feedback van hun achterban. Die feedback verwerken ze in hun voorstel.

Leg het voorstel daarna voor aan een besluitvormende vergadering waarin van elke achterban een dubbele koppeling aanwezig is. Ter voorbereiding op de vergadering consulteren zij hun achterban en besluit daarna ter vergadering met consent.

9 Uw mening geeft energie

Vergaderen kost tijd en energie. Maar vergaderingen geven energie als er besluiten uitrollen die ons helpen om in de dagelijkse praktijk beter met elkaar samen te werken. Als u ervaart dat uw mening, uw inzicht en uw argumenten er toe doen. Dat er naar u wordt geluisterd en dat u ook kunt luisteren naar anderen. Dat u samen kunt leren van elkaars 'werkelijkheden'. Veel vergaderingen lijden echter onder slecht naar elkaar luisteren, niet gehoord worden, door elkaar heen praten, onduidelijke of geen besluiten, overruled worden door een meerderheid of een leidinggevende, een onduidelijke agenda en slechte voorbereiding. U hebt dan het gevoel geen steek verder te komen.

Deze tips zijn gebaseerd op de succesvolle ervaringen van meerdere VSV's met de sociocratische kringorganisatiemethode. Behoefte aan een toelichting? Mail naar pvandermeche@sociocratie.nl of kijk op www.sociocratie.nl.

Pieter van der Meché werkt als trainer/adviseur bij het Sociocratisch Centrum